Quy trình

KẾ TOÁN

KẾ TOÁN

SƠ LƯỢC 
 Quy trình Kế toán

Quy trình tạm ứng – quyết toán áp dụng cho các phòng ban

Các lỗi và vấn đề thường gặp

Các biện pháp xử lý

01

01

02

02

03

03

<10 TRIỆU

Nhận luôn trong ngày

>10 TRIỆU

Báo trước 3 ngày
làm việc

HẠN CHẾ

Đề xuất nhận tiền vào sáng thứ 2

CHI TIỀN

CHI TIỀN

ĐỀ XUẤT ĐẶT CỌC

Dịch vụ trước chương trình

ĐỀ XUẤT ĐẶT CỌC

ĐỦ ĐIỀU KIỆN

  • Hợp đồng, PO, nhận tiền cọc từ khách hàng.
  • Đã được duyệt từ sales & Tài chính.

 ĐIỀU KIỆN CẦN

  • Hợp đồng với đối tác (Bản cứng hoặc tối thiểu file mềm đã ký xác nhận, đóng dấu).

ĐẶT CỌC DỊCH VỤ

trước chương trình

  • Trước 3 ngày làm việc
  • Đề xuất qua mail + bổ sung bản cứng về P.Kế toán.

TẠM ỨNG - QUYẾT TOÁN - THANH LÝ

chương trình

 TẠM ỨNG 

TRƯỚC 3 NGÀY LÀM VIỆC

  • GửI mail theo mẫu tạm ứng + gửi bản cứng đến P.Kế Toán.
  • Đã được duyệt của sales + TC-KT => ra phiếu chi tạm ứng tiền mặt/ chuyển khoản.

 QUYẾT TOÁN 

TỐI ĐA 4 NGÀY ĐỐI VỚI DỰ ÁN & 6 NGÀY ĐỐI VỚI THU MUA SAU CHƯƠNG TRÌNH 
(Tính theo ngày làm việc)

  • GửI mail theo mẫu quyết toán + gửi bản cứng kèm bill – phiếu thu tiền mặt, phiếu giao hàng– hợp đồng – chứng từ liên quan đến P.kế toán.
  • Đã được duyệt của sales + TC-KT => Hoàn ứng/chi thêm.

 THANH LÝ  

TỐI ĐA 6 NGÀY
(Tính theo ngày làm việc)
SAU KHI NHẬN ĐỦ QUYẾT TOÁN CỦA DỰ ÁN - THU MUA

TRONG VÒNG 6 NGÀY ĐỐI VỚI DỰ ÁN & THU MUA (Tính theo ngày làm việc) SAU CÁC CHƯƠNG TRÌNH LỚN (Có sự xác nhận từ phòng tài chính ngay từ đầu chương trình)

CÁC BIỂU MẪU ÁP DỤNG CHO TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN

CÁC BIỂU MẪU ÁP DỤNG CHO TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN

Áp dụng cho 1 hạng mục chi phí cần giải chi - thanh toán

Áp dụng cho 1 hạng mục chi phí cần tạm ứng

Đề xuất tạm ứng (Trước 3 ngày chương trình diễn ra)  & hình ảnh minh họa

Quyết toán (Trong vòng 4 ngày đối với Dự án và trong vòng 6 ngày đối với Thu mua sau khi chương trình kết thúc & hình ảnh minh họa

Đính kèm trong file quyết toán

MUA HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

MUA HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

thì thiệt hại gì?

8% -10% Thuế GTGT

20% Thuế TNDN

28 -> 30% Giá trị để đóng thuế

Ví dụ: Mua hoa 10 tr không hóa đơn
            Như vậy mình phải đóng thuế 2.8 tr đến 3 tr cho Thuế

Ví dụ : mua nước đá, thùng xốp, các chi phí nhỏ lẻ mua gấp, mua phát sinh dọc đường......phục vụ cho chương trình.

            Những chi phí trên, khi phát sinh mua nhưng bên bán không cung cấp bill hoặc xuất hóa đơn, các bạn vui lòng chụp hình lại đồ mình mua kèm ghi chú số tiền và tên chương trình gửi cho chị Thủy và Ngọc (gửi chậm nhất là trong ngày) để phòng kế toán ghi nhận lại sau này xem quyết toán. 

Khi quyết toán, đối với các chi phí đặc biệt dưới 300k lúc mua hàng không có hóa đơn, chứng từ kế toán vẫn sẽ DUYỆT không trừ 30% như trước đây.

Các trường hợp không gửi thì xem như chi phí đó vẫn có chứng từ.

Các chi phí chi từ 300k trở lên vẫn không thay đổi.

Sự khác nhau giữa hóa đơn bán hàng & hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán hàng trực tiếp

Hóa đơn GTGT

 CÁC LỖI & VẤN ĐỀ 

 THƯỜNG GẶP 

Trước chương trình chốt dịch vụ với supplier   15 triệu , đề xuất kế toán chuyển khoản  15 triệu.

Tuy nhiên, trong chương trình phát sinh  10 triệu  thì phải xử lý hóa đơn thế nào???

LƯU Ý:

Trường hợp đã trả tiền mặt nhưng hóa đơn xuất chung 1 ngày thì phải hợp thức hóa đơn, báo cho kế toán biết để xử lý sớm.

TH2:

Supplier yêu cầu thanh toán tiền mặt thì hóa đơn phải xuất tách hai ngày khác nhau, 1 tờ đúng số tiền công ty đã chuyển, 1 tờ đúng số tiền mặt đã trả.

TH1:

Deal lại với sup sẽ thanh toán sau chương trình từ tài khoản công ty.

Hóa đơn > 20 triệu vừa CK vừa chi TM

1

1

Hóa đơn > 20 triệu vừa CK vừa chi TM

  • Chỉ thanh toán khi nhận đầy đủ hóa đơn + chứng từ có liên quan.
  • Thời hạn thanh toán tính từ ngày nhận đầy đủ chứng từ.
  • Phiếu thu tiền mặt đóng dấu mộc treo công ty + chữ ký của người bán.
  • Bill, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,... của bên bán.

Em thanh toán hết rồi mà sao anh không gửi chứng từ về cho em?

Ảnh hưởng của việc chậm quyết toán - chậm bổ sung chứng từ?

  • Chậm quyết toán => sale gửi thanh lý trễ => thu hồi công nợ trễ => ảnh hướng tới dòng tiền của công ty.
  • Chậm bổ sung chứng từ  => quên, mất chứng từ.
  • Chương trình càng lâu sẽ dễ thiếu sót chi phí của các bạn => dễ mất tiền.
  • Ảnh hưởng tới việc thanh toán đúng hạn cho sup, các freelancer do kế toán không đủ chứng từ, cơ sở để thanh toán.

 1. Gửi CTV, KOL,… điền các thông tin cơ bản trên hợp đồng như sau: 

Địa chỉ liên lạc :
Số CCCD :                                        Ngày cấp:                           Nơi cấp:
Mã số thuế :
Điện thoại :
Thông tin tài khoản : 

 2. Kiểm tra tính chính xác thông tin trên trang web https://tracuunnt.gdt.gov.vn/ 

Giá trên là giá chưa VAT hay đã bao gồm VAT

2

2

Giá trên là giá chưa VAT hay đã bao gồm VAT

Luôn chủ động hỏi nhà cung cấp “Giá này đã bao gồm VAT hay chưa?”

Thanh toán trước nhưng chứng từ về sau

3

3

Thanh toán trước nhưng chứng từ về sau

Trường hợp thanh toán chuyển khoản:

Trường hợp thanh toán tiền mặt :

Chậm quyết toán + bổ sung chứng từ

4

4

Chậm quyết toán + bổ sung chứng từ

Hợp đồng cung cấp DV cá nhân, hợp đồng

5

5

 cộng tác viên (CTV) , KOL

Hợp đồng cung cấp DV cá nhân, hợp đồng

 cộng tác viên (CTV) , KOL

 3. Xác nhận giá trên đã bao gồm thuế TNCN hay chưa để đưa vào HĐ cho chính xác. 

 4. Cá nhân từ 3 triệu trở lên sẽ làm hợp đồng cá nhân Legal review HĐ => CTV, KOL,… ký tên (Nghiêm cấm hình thức giả chữ ký). 

 5. Đề xuất thanh toán phải gửi mail , đồng thời gửi bảng cứng HĐ kèm in hình CCCD 2 mặt về Phòng Kế toán. 

 6. Hợp đồng HDV, thiết kế, outsource trừ MC, ca sĩ, dancer - HR sẽ lên hợp đồng và thanh toán trong 20 ngày làm việc (theo quy định công ty)

Gửi Tạm ứng - Quyết toán đúng quy trình.
Lưu ý: Đối với các tạm ứng tiền trên 10tr gửi email trước 10h sáng và nhận được tiền vào ngày hôm sau.
In Tạm ứng - Quyết toán (đầy đủ chữ ký, TH không có chữ ký của sales thì phải có xác nhận của sales qua email)
Sử dụng đúng form mẫu công ty ( điền đầy đủ thông tin) => sai mẫu bị trả về.
Đề xuất thanh toán của các Sup xuất được hóa đơn => ưu tiên chuyển khoản qua tài khoản công ty của Sup.

MỘT SỐ LƯU Ý 

khi Tạm ứng - Quyết toán

MỘT SỐ LƯU Ý 

khi Tạm ứng - Quyết toán

MỘT SỐ LƯU Ý

về chứng từ kèm hóa đơn

STT

Nội dung chi phí

Y/C chứng từ trước thanh toán

Y/C chứng từ sau thanh toán

1

2

A. CHI PHÍ PRODUCTION ( ATAS, dàn dựng, media, hiệu ứng)

Dưới 20 triệu

Dưới 20 triệu

Dưới 20 triệu

Trên 20 triệu

Trên 20 triệu

Trên 20 triệu

1

2

1

2

B. CHI PHÍ MC, CA SỸ, NHÓM NHẠC, ….

C. CHI PHÍ LƯU TRÚ + ĂN UỐNG

D . CHI PHÍ KHÁC (di chuyển , may mặc, in ấn, voucher, quà tặng theo yêu cầu chương trình và các chi phí nhỏ lẻ khác…)

Bảng báo giá chi tiết + thông tin STK công ty

Hợp đồng + Bảng báo giá chi tiết

Biên bản bàn giao + Hình ảnh nghiệm thu hạng mục thi công, bàn giao.+ Phiếu thu tiền nếu TT bằng tiền mặt

Biên bản thanh lý - nghiệm thu đính kèm hình ảnh hạng mục thi công

- Hợp đồng dịch vụ
- Căn cước công dân
- Mã số thuế TNCN
- Tài khoản thanh toán

Biên bản thanh lý ( TH có phát sinh so với hợp đồng)

Xác nhận dịch vụ + thông tin STK công ty

Bill chi tiết đóng mộc treo + phiếu thu tiền nếu TT bằng tiền mặt

Hợp đồng hoặc xác nhận dịch vụ đối với 1 số resort

Biên bản thanh lý hoặc biên bản nghiệm thu

Bảng báo giá chi tiết + thông tin STK công ty

Phiếu giao hàng hoặc biên bản giao hàng hoặc xuất kho đóng mộc treo + phiếu thu tiền nếu TT bằng tiền mặt

Hợp đồng + Bảng kê chi tiết

Biên bản thanh lý hoặc biên bản nghiệm thu

Lưu ý : Tùy vào khu vực diễn ra sự kiện mà các chứng từ có thể thay đổi.Vui lòng liên hệ kế toán để được hỗ trợ

Tiết kiệm chi phí đơn giản là đừng lãng phí lợi ích từ những hóa đơn mang lại!!!

Tiết kiệm chi phí đơn giản là đừng lãng phí lợi ích từ những hóa đơn mang lại!!!

Sản phẩm này được CCG xây dựng theo chiến lược phát triển bền vững (ESG) và tiêu chuẩn sự kiện bền vững ISO20121.
This product was developed by CCG in accordance with ESG principles and the ISO 20121 sustainable event standard.

Thank Chyms