Quy trình

KẾ TOÁN

KẾ TOÁN

SƠ LƯỢC 
 Quy trình Kế toán

Quy trình tạm ứng – quyết toán áp dụng cho các phòng ban

Các lỗi và vấn đề thường gặp

Các biện pháp xử lý

01

01

02

02

03

03

ĐỀ XUẤT ĐẶT CỌC

Dịch vụ trước chương trình

ĐỀ XUẤT ĐẶT CỌC

ĐỦ ĐIỀU KIỆN

  • Hợp đồng, PO, nhận tiền cọc từ khách hàng.
  • Đã được duyệt từ sales & KTT.

 ĐIỀU KIỆN CẦN

  • Hợp đồng với SUP (Bản cứng hoặc tối thiểu file mềm đã ký xác nhận, đóng dấu).

ĐẶT CỌC DỊCH VỤ

trước chương trình

  • Trước 3 ngày làm việc
  • Đề xuất qua mail + bổ sung bản cứng về P.Kế toán.

HẠN CHẾ Đề xuất nhận tiền vào sáng thứ 2

SAU KHI  KHÁCH HÀNG XÁC NHẬN THANH LÝ & XUẤT HÓA ĐƠN, SALES UPLOAD FILE THANH LÝ LÊN POWER APPS

DỰ TRÙ - TẠM ỨNG - QUYẾT TOÁN - THANH LÝ

chương trình

 THU MUA/ DỰ ÁN/ BU GỬI TẠM ỨNG TRƯỚC KHI CHƯƠNG TRÌNH DIỄN RA 

  • Gửi tạm ứng bằng Power apps
  • Đã được duyệt của sales + KTT => KT nội bộ ra phiếu chi tạm ứng tiền mặt/ chuyển khoản.

 SALES GỬI THANH LÝ CHO KHÁCH  

TỐI ĐA 6 NGÀY SAU KHI SALES NHẬN ĐỦ QUYẾT TOÁN CỦA DỰ ÁN/ BU/ THU MUA
(Tính theo ngày làm việc)

 QUYẾT TOÁN 

TỐI ĐA 3 NGÀY SAU NGÀY KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH
(Tính theo ngày làm việc)

  • Gửi quyết toán qua Power apps + gửi bản cứng bill – phiếu thu tiền mặt, phiếu giao hàng– hợp đồng – chứng từ liên quan đến P.kế toán.
  • Đã được duyệt của sales + P. kế toán => Hoàn ứng/chi thêm.

NHÂN SỰ NGOÀI

 TẠM ỨNG PHÒNG DỰ ÁN/ BU

 TẠM ỨNG PHÒNG THU MUA

 QUYẾT TOÁN 

TỐI ĐA 4 NGÀY ĐỐI VỚI DỰ ÁN/ BU & 6 NGÀY ĐỐI VỚI THU MUA SAU NGÀY KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH 
(Tính theo ngày làm việc)

  • Gửi quyết toán qua Power apps + gửi bản cứng bill – phiếu thu tiền mặt, phiếu giao hàng– hợp đồng – chứng từ liên quan đến P.kế toán.
  • Đã được duyệt của sales + P. kế toán => Hoàn ứng/chi thêm.

NỘI BỘ CÔNG TY

QUYẾT TOÁN PHÒNG DỰ ÁN / BU 

QUYẾT TOÁN PHÒNG THU MUA

SALES TẠO TÊN CHƯƠNG TRÌNH MỚI

SALES GỬI DỰ TRÙ CHO THU MUA/ DỰ ÁN/ BU - TRƯỚC KHI CHƯƠNG TRÌNH DIỄN RA

CÁC BIỂU MẪU ÁP DỤNG CHO TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN

CÁC BIỂU MẪU ÁP DỤNG CHO TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN

Áp dụng cho 1 hạng mục chi phí cần giải chi - thanh toán

Áp dụng cho 1 hạng mục chi phí cần tạm ứng

Đề xuất tạm ứng & hình ảnh minh họa. 

Quyết toán (Trong vòng 4 ngày đối với Dự án / BU và trong vòng 6 ngày đối với Thu mua sau ngày kết thúc chương trình & hình ảnh minh họa

Đính kèm trong file quyết toán

MUA HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

MUA HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

thì thiệt hại gì?

8% -10% Thuế GTGT

20% Thuế TNDN

28 -> 30% Giá trị để đóng thuế

Ví dụ: Mua hoa 10 tr không hóa đơn
            Như vậy mình phải đóng thuế 2.8 tr đến 3 tr cho Thuế

Ví dụ : mua nước đá, thùng xốp, các chi phí nhỏ lẻ mua gấp, mua phát sinh dọc đường......phục vụ cho chương trình.

            Những chi phí trên, khi phát sinh mua nhưng bên bán không cung cấp bill hoặc xuất hóa đơn, các bạn vui lòng chụp hình lại đồ mình mua kèm ghi chú số tiền và tên chương trình gửi cho P. kế toán (gửi chậm nhất là trong ngày) để ghi nhận lại sau này xem quyết toán. 

Khi quyết toán, đối với các chi phí đặc biệt dưới 300k lúc mua hàng không có hóa đơn, chứng từ kế toán vẫn sẽ DUYỆT không trừ 30% như trước đây.

Các trường hợp không gửi hình thì xem như chi phí đó vẫn có hóa đơn, chứng từ.

Sự khác nhau giữa hóa đơn bán hàng & hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán hàng trực tiếp

Hóa đơn GTGT

 CÁC LỖI & VẤN ĐỀ 

 THƯỜNG GẶP 

Hóa đơn từ 05 triệu vừa CK vừa chi TM

1

1

Hóa đơn từ 05 triệu vừa CK vừa chi TM

Trước chương trình chốt dịch vụ với SUP   04 triệu , đề xuất P. kế toán chuyển khoản 04 triệu.

Tuy nhiên, trong chương trình phát sinh  02 triệu  thì phải xử lý hóa đơn thế nào?

LƯU Ý:

Trường hợp đã trả tiền mặt nhưng hóa đơn xuất chung 1 ngày thì báo ngay P. kế toán để kiểm tra điều kiện chứng từ & hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.

TH2:

SUP yêu cầu thanh toán tiền mặt thì hóa đơn phải xuất tách hai ngày khác nhau, 1 tờ đúng số tiền công ty đã chuyển, 1 tờ đúng số tiền mặt đã trả.

TH1:

Deal lại với SUP sẽ thanh toán sau chương trình từ tài khoản công ty.

Hợp đồng cá nhân

5

5

Hợp đồng cá nhân

  • Chỉ thanh toán khi nhận đầy đủ hóa đơn + chứng từ có liên quan.
  • Thời hạn thanh toán tính từ ngày nhận đầy đủ chứng từ.
  • Phiếu thu tiền mặt đóng dấu mộc treo công ty + chữ ký của người bán.
  • Bill, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,... của bên bán.

Em thanh toán hết rồi mà sao anh không gửi chứng từ về cho em?

Ảnh hưởng của việc chậm quyết toán - chậm bổ sung chứng từ?

  • Chậm quyết toán => sales gửi thanh lý trễ => thu hồi công nợ trễ => ảnh hướng tới dòng tiền của công ty.
  • Chậm bổ sung chứng từ  => quên, mất chứng từ.
  • Chương trình càng lâu sẽ dễ thiếu sót chi phí của các bạn => dễ mất tiền.
  • Ảnh hưởng tới việc thanh toán đúng hạn cho sup, các cộng tác viên do P. kế toán không đủ chứng từ, cơ sở để thanh toán.

 1. Gửi các cá nhân điền các thông tin cơ bản trên hợp đồng như sau: 

Địa chỉ liên lạc :
Số CCCD :                                        Ngày cấp:                           Nơi cấp:
Mã số thuế :
Điện thoại :
Email: 
Thông tin tài khoản : 

 2. Kiểm tra tính chính xác thông tin trên trang web https://tracuunnt.gdt.gov.vn/ 

Báo giá đã bao gồm VAT hay chưa bao gồm VAT

2

2

Báo giá đã bao gồm VAT hay chưa bao gồm VAT

Luôn chủ động hỏi nhà cung cấp “Giá này đã bao gồm VAT hay chưa?”

Thanh toán trước nhưng chứng từ về sau

3

3

Thanh toán trước nhưng chứng từ về sau

Trường hợp thanh toán chuyển khoản:

Trường hợp thanh toán tiền mặt :

Chậm quyết toán + bổ sung chứng từ

4

4

Chậm quyết toán + bổ sung chứng từ

 3. Xác nhận giá trên đã bao gồm thuế TNCN hay chưa để đưa vào HĐ cho chính xác. 

 4. Tổng giá trị hợp đồng cá nhân từ 2 triệu đồng trở lên gửi HR review; áp dụng khấu trừ thuế TNCN 10% đối với hợp đồng từ 5 triệu đồng trở lên, dưới 5 triệu đồng không khấu trừ.

 5. Đề xuất thanh toán phải gửi mail , đồng thời gửi bảng cứng hợp đồng kèm in hình CCCD 2 mặt về P. kế toán. 

 6. Thời hạn thanh toán trong vòng 20 ngày làm việc sau ngày kết thúc chương trình. 

Đồ hành chính, VPP mua vào giờ hành chính, sup có công nợ, chuyển khoản công ty (Deal công nợ trong vòng 3-5 ngày làm việc với sup).     
Các khoản chi từ 5 triệu phải chuyển khoản từ tài khoản công ty.
Sử dụng đúng form mẫu công ty ( điền đầy đủ thông tin) => sai mẫu bị trả về.
Đề xuất thanh toán của các Sup xuất được hóa đơn => ưu tiên chuyển khoản qua tài khoản công ty của Sup.

MỘT SỐ LƯU Ý 

khi Tạm ứng - Quyết toán

MỘT SỐ LƯU Ý 

khi Tạm ứng - Quyết toán

Tiết kiệm chi phí đơn giản là đừng lãng phí lợi ích từ những hóa đơn mang lại!!!

Tiết kiệm chi phí đơn giản là đừng lãng phí lợi ích từ những hóa đơn mang lại!!!